Konferenser och möten har alltid som ambition att bli så lyckade som möjligt. För att det ska bli verklighet kräver det ofta tre saker. Dels en bra planering innan mötet eller konferensen där i princip allt till minsta detalj är genomgånget innan. Dels ett genomförande där både deltagarna likväl som de som leder mötet är förberedda och aktiva. Sedan kommer en del som absolut inte får underskattas, nämligen miljön. Oavsett om det handlar om ett litet eller stort möte/konferens behöver miljön vara anpassad för dess mål och deltagare. Vi berättar mer om hur du kan tänka.
Planeringen är A och O
Att planera en konferens eller ett möte kräver en god planerare. Det är dessutom skillnad på ett enda möte kontra en hel konferens. Konferenser på Knistad herrgård är en sak medan ett enskilt entimmesmöte är något helt annat. Ska du ha en konferens på exempelvis Knistad bör du ligga mellan 6-8 månader före konferensen i din planeringshorisont. När du planerar en konferens är det viktigt att tidigt tänka in mötesarenan och vad den har att erbjuda. Tänk dig in i konferensmiljön som en möjliggörare och inte som en begränsande faktor.
Mötets innehåll
Väldigt tidigt måste inriktningen på mötet eller konferensen sättas. Det sätter nämligen agendan för hela planeringen. Det säger sig självt, men en kick-off är något annat än en avslutningskonferens inför sommaren. På herrgårdar som Knistad finns det dessutom mängder med kring arrangemang du kan ta in i programmet. Ta därför tidigt kontakt med den som ansvarar för bokning mm för att involvera dessa så tidigt som möjligt. Underskatta aldrig det sociala spelet som sker mellan de olika programpunkterna under en konferens eller vid ett möte. Att planera in bra pauser som kommer med bra mellanrum och en bra lunch eller middag som är välplanerad, ger ofta lika mycket, om inte mer, än själva konferensens innehåll.
